Home » Het bestuur » Privacyverklaring !!

Volkstuinvereniging Nut en Genoegen

Privacyverklaring Ledenadministratie

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de administratie van de vereniging Nut en Genoegen waarin de (kandidaat) leden, ereleden, leden van verdiensten en donateurs (ondersteunende leden) van de vereniging zijn opgenomen.

Voor het goed functioneren van de vereniging worden persoonsgegevens vastgelegd van de bovengenoemde personen.

De vereniging hecht belang aan de privacy en gaat zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Het bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking en de zorgvuldige en rechtmatige omgang met de gegevens.

De omgang met persoonsgegevens wordt beschreven in deze privacyverklaring.

Opslag en verwerking van gegevens

Van de leden worden de persoonsgegevens vastgelegd bij de aanmelding als lid of kandidaat-lid. Van ereleden, leden van verdiensten en donateurs worden de gegevens – voor zover nog niet aanwezig – opgenomen in de administratie op het moment van het bekleden van een voorgenoemde functie.

Doeleinden van de verwerking en opslag

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Voor de leden:

om een kandidaat-lid te kunnen informeren over de beschikbaarheid van nieuwe tuinen;

om leden te informeren over activiteiten, zoals uitnodigingen voor ledenvergaderingen, het versturen van de nieuwsbrief en andere communicatie gerelateerd aan de vereniging;

om een rooster op te stellen voor de werkbeurten;

om facturen te kunnen versturen naar de leden ten aanzien van contributies en tuinhuur.

Voor de overige leden:

om te informeren over activiteiten van de vereniging, het uitnodigen voor bijeenkomsten en ten behoeve van de financiële administratie.

Omschrijving van de persoonsgegevens

Het gaat hierbij om de volgende gegevens van leden en kandidaat-leden:

NAW-gegevens (Naam-Adres-Woonplaats) voor het bezorgen van post;

Van leden: het geboortejaar in verband met het vervallen van de tuinbeurten bij het bereiken van een bepaalde leeftijd;

telefoonnummers voor het opnemen van contact bij vragen of incidenten;

e-mailadressen voor versturen van berichten, de nieuwsbrief en uitnodigingen;

gegevens over de deelname of bereidheid daartoe aan commissies, werkgroepen en/of vrijwilligersactiviteiten;

in het geval een lid van tuin wil wisselen, informatie over de voorkeur daarbij;

in sommige gevallen partnergegevens van de leden indien een lid deze gegevens heeft opgegeven.

Ingangsdatum lidmaatschap (kandidaat)lid

Voor leden:

toegewezen tuin en eventueel vorige tuinen specifiek voor kandidaat-leden

voorkeuren met betrekking tot de tuin, wijze van tuinieren, beschikbaarheid voor functies of activiteiten binnen de vereniging.

Van de overige leden:

NAW gegevens

E-mailadres

Telefoonnummer

Ingangsdatum functie als donateur, erelid of lid van verdienste

Delen van de gegevens

De volgende gegevens worden binnen de vereniging gedeeld:

de e-mailadressen ten behoeve van het versturen van de nieuwsbrief;

de leden en donateur gegevens ten behoeve van de financiële administratie;

de ledengegevens ten behoeve van het rooster voor de werkbeurten.

In incidentele gevallen wordt een naam en telefoonnummer aan een ander (kandidaat)lid verstrekt zodat onderling contact kan worden opgenomen over bijvoorbeeld de overname van een tuin. Voordat deze verstrekking plaats vindt zal toestemming worden gevraagd.

Buiten de vereniging worden de NAW gegevens en het e-mailadres verstrekt aan de AVVN ten behoeve van het toesturen van het kwartaalblad en de nieuwsbrief van de AVVN. Buiten de AVVN worden de gegevens niet gedeeld met derde partijen.

Opslag en beveiliging

De gegevens worden beveiligd opgeslagen in de clouddienst van een betrouwbare aanbieder. Een offline werkbestand bevindt zich op de beveiligde laptop van degene die binnen of namens het bestuur belast is met de uitvoering van de ledenadministratie.

Inzage en gegevens wijzigen

Op elk moment kan er een verzoek gedaan worden met betrekking tot de omgang met gegevens. Het gaat daarbij om de volgende verzoeken:

verzoeken om inzage in de gegevens of een overzicht daarvan;

verzoeken om de gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn;

verzoeken om de verwerking van de gegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking;

Indien er toestemming is gevraagd voor het verwerken van de persoonsgegevens kan deze worden ingetrokken.

Een verzoek, vraag of klacht dient gericht te worden aan de secretaris van de vereniging – secretaris@nutengenoegencapelle.nl. De secretaris kan contact opnemen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

Verwijderen van gegevens

Alle verzamelde gegevens van de leden worden tijdens het (kandidaat)lidmaatschap bewaard.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens van de leden 7 jaar bewaard met de aantekening dat het lidmaatschap beëindigd is.

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens van het lid bij de AVVN direct verwijderd.

De gegevens van donateurs en overige leden worden verwijderd zodra de betreffende functie beëindigd wordt.

Vaststellen en wijzigen van privacy statement

De tekst van deze privacyverklaring is gepresenteerd bij de Algemene Leden Vergadering op 25 juni 2022.

De privacyverklaring kan door het bestuur worden aangepast. De actuele versie is steeds te vinden op de website van de vereniging of op te vragen bij de secretaris van de vereniging.

De verklaring zal worden aangevuld met de verwerking van persoonsgegevens bij de financiële administratie van de vereniging en het cameratoezicht.

Bij vragen over deze privacyverklaring kan contact worden opgenomen met de secretaris secretaris@nutengenoegencapelle.nl.