Privacyverklaring Volkstuinvereniging Nut en Genoegen

Versie maart 2024

 

De vereniging hecht belang aan de privacy en gaat zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Het bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking en de zorgvuldige en rechtmatige omgang met de gegevens.

In deze privacyverklaring wordt het volgende besproken:

1: Ledenadministratie

2: Cameratoezicht op het terrein van de vereniging

3: Rechten van de betrokkenen, vragen en klachten.

4. Versie en wijziging privacyverklaring

  1. Ledenadministratie

De ledenadministratie betreft de administratie van de vereniging Nut en Genoegen waarin de (kandidaat) leden, ereleden, leden van verdiensten en donateurs (ondersteunende leden) van de vereniging zijn opgenomen. Voor het goed functioneren van de vereniging worden persoonsgegevens vastgelegd van de bovengenoemde personen.

Opslag en verwerking van gegevens

Van de leden worden de persoonsgegevens vastgelegd bij de aanmelding als lid of kandidaat-lid. Van ereleden, leden van verdiensten en donateurs worden de gegevens – voor zover nog niet aanwezig – opgenomen in de administratie op het moment van het bekleden van een voorgenoemde functie.

Doeleinden van de verwerking en opslag

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Voor de leden:

  • om een kandidaat-lid op te nemen op de wachtlijst en te kunnen informeren over de beschikbaarheid van nieuwe tuinen;

  • om leden te informeren over activiteiten, zoals uitnodigingen voor ledenvergaderingen, het versturen van de nieuwsbrief en andere communicatie gerelateerd aan de vereniging;

  • om overzicht te houden van de communicatie binnen de vereniging met het lid;

  • om de tuinbeurten te organiseren, zoals het opstellen van een rooster en het vastleggen van gedane tuinbeurten;

  • om facturen te kunnen versturen naar de (kandidaat) leden ten aanzien van inschrijfgeld, contributies en tuinhuur.

Voor de overige leden:

  • om te informeren over activiteiten van de vereniging, het uitnodigen voor bijeenkomsten en ten behoeve van de financiële administratie.

Omschrijving van de persoonsgegevens

Het gaat hierbij om de volgende gegevens van leden:

  • NAW-gegevens (Naam-Adres-Woonplaats) voor het bezorgen van post;

  • toegewezen tuin en eventueel vorige tuinen;

  • ingangsdatum lidmaatschap;

  • in sommige gevallen partnergegevens indien een lid deze gegevens heeft opgegeven;

  • telefoonnummers voor het opnemen van contact bij vragen of incidenten;

  • e-mailadressen voor versturen van berichten, de nieuwsbrief en uitnodigingen;

  • gegevens over de deelname of bereidheid daartoe aan werkgroepen en/of vrijwilligersactiviteiten;

  • in het geval een lid van tuin wil wisselen, informatie over de voorkeur daarbij;

  • gegevens samenhangend met de tuininspecties;

  • gegevens samenhangend met het verrichten van tuinbeurten;

  • het geboortejaar van leden in verband met het vervallen van de tuinbeurten bij het bereiken van een bepaalde leeftijd;

  • beknopte verslaglegging rondom communicatie met het bestuur of werkgroepen van de vereniging.

Specifiek voor kandidaat-leden:

  • voorkeuren met betrekking tot de toekomstige tuin, wijze van tuinieren, beschikbaarheid voor functies of activiteiten binnen de vereniging, het verrichten van activiteiten voor de vereniging en plaats op de wachtlijst.

Van de overige leden:

  • NAW gegevens;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • ingangsdatum functie als donateur, erelid of lid van verdienste.

Delen van de gegevens buiten de vereniging

In incidentele gevallen wordt een naam en telefoonnummer aan een ander (kandidaat)lid verstrekt zodat onderling contact kan worden opgenomen over bijvoorbeeld de overname van een tuin. Voordat deze verstrekking plaats vindt zal toestemming worden gevraagd.

De NAW-gegevens en het e-mailadres worden verstrekt aan de AVVN ten behoeve van het toesturen van het kwartaalblad en de nieuwsbrief van de AVVN. Buiten de AVVN worden de gegevens niet gedeeld met derde partijen.

Opslag en beveiliging

De gegevens worden opgeslagen in de beveiligde clouddienst van een betrouwbare aanbieder.

Verwijderen van gegevens ledenadministratie

Alle verzamelde gegevens van de leden worden tijdens het (kandidaat)lidmaatschap bewaard.

Persoonsgegevens van een uitgetreden lid worden in principe niet langer dan twee jaar na einde van het lidmaatschap bewaard met de aantekening dat het lidmaatschap beëindigd is.

Voor de persoonsgegevens die behoren tot de financiële administratie (fiscale bewaarplicht) geldt een bewaartermijn van zeven jaar.

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens van het lid bij de AVVN direct verwijderd.

De gegevens van donateurs en overige leden worden verwijderd zodra de betreffende functie beëindigd wordt met uitzondering van de gegevens die deel uitmaken van de financiële administratie (7 jaar).

Voor historische doeleinden kunnen persoonsgegevens worden opgenomen in een archief van de vereniging. De gegevens worden bewaard voor zo lang als deze historisch interessant zijn.

  1. Cameratoezicht

Doeleinden

Cameratoezicht in of rond de vereniging helpt om eigendommen te beschermen en ongewenste bezoekers te detecteren

Grondslag

De vereniging heeft een gerechtvaardigd belang voor het cameratoezicht waarbij het noodzakelijk is om ook cameratoezicht in te zetten. Het cameratoezicht staat niet op zichzelf. Het is onderdeel zijn van een breder pakket aan maatregelen.

Bewaartermijn camerabeelden

De camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard, behalve de beelden van de incidenten die in behandeling zijn.

Bij geconstateerde incidenten worden de daaraan te relateren camerabeelden pas verwijderd, nadat het incident is afgehandeld. Camerabeelden die gebruikt worden in het kader van onderzoek, waarvan aangifte is gedaan bij de politie, worden pas vernietigd na overleg met de politie. De maximale termijn van vier weken is in deze gevallen niet van toepassing.  

Toegang tot de beelden

De beelden worden uitsluiten bekeken door het bestuur of in opdracht van het bestuur.

Op verzoek van politie, rechter-commissaris of (hulp)officier van justitie kan het bestuur inzage geven in (opgenomen) camerabeelden.

In het geval van een alarmgebeurtenis heeft Verisure toegang tot de beelden die 20 seconden voorafgaand aan de alarmgebeurtenis en maximaal 20 seconden live opname. Verisure heeft geen toegang tot de opgenomen beelden.

Beveiliging

De beelden worden opgeslagen op beveiligde cloudservers van Verisure.

  1. Rechten van betrokkenen, vragen en klachten

Op elk moment kan er een verzoek gedaan worden met betrekking tot de omgang met gegevens. Het gaat daarbij om de volgende verzoeken:

  • verzoeken om inzage in de gegevens of een overzicht daarvan;

  • verzoeken om de gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn;

  • verzoeken om de verwerking van de gegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking;

Indien er toestemming is gevraagd voor het verwerken van de persoonsgegevens kan deze worden ingetrokken.

Een verzoek, vraag of klacht dient gericht te worden aan de secretaris van de vereniging – secretaris@nutengenoegencapelle.nl. De secretaris kan contact opnemen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap

  1. Versie en wijzigen van privacyverklaring

De tekst van de meest actuele privacyverklaring is steeds te vinden op de website van Nut en Genoegen.

De privacyverklaring kan door het bestuur worden aangepast. De actuele versie is steeds te vinden op de website van de vereniging of op te vragen bij de secretaris van de vereniging.